Reuniones Productivas: ¿Calidad o Cantidad?

Glorielisa González

Glorielisa González

Founder & Managing Member of GA Consulting

Muchas veces buscamos herramientas de manejo de tiempo con el propósito de lograr acomodar la mayor cantidad de cosas en las 24 horas del día. En ocasiones nos preguntamos cómo hay personas que tienen tiempo para hacer tantas cosas.

En la reflexión El frasco de la vida, publicada hace algunos años en YouTube, un profesor de filosofía nos dice que el éxito que tengamos en nuestra vida dependerá de cómo manejemos nuestro tiempo y nos explica por qué.

En la reflexión utiliza una jarra para explicarnos que las cosas importantes en la vida (familia, salud, aspiraciones) debemos colocarlas primero, esto lo representa con unas bolas de golf. Luego, llena la jarra de piedras, que significan las otras cosas importantes como: el trabajo, el carro y la casa. Posteriormente, utiliza la arena para hacer mención del resto de las cosas que ocupan nuestro tiempo, pero que no son importantes. Nos explica que, si acomodamos primero las piedras y la arena, no nos quedará espacio para las bolas de golf, pero si acomodamos las bolas de golf primero, luego vamos a encontrar el espacio para las piedras y la arena.

Muy sabiamente termina su reflexión diciéndonos que no importa cuán ocupada parezca nuestra vida, siempre hay espacio para pasar un rato con un buen amigo.

¿Como traducimos esto a nuestras tan ocupadas vidas, en la que nuestros días parecerían comenzar y terminar con reuniones?

Muchas veces tratamos nuestros días como una naranja, sacándole el jugo a cada minuto y segundo. Cuando ya parecería que nuestro día está al cien por ciento ocupado, buscamos los espacios que ya no quedan y tratamos de solapar actividades. Colocamos llamadas durante el tiempo que estamos comiendo, en el carro, en la práctica de nuestros hijos, mientras estamos en el supermercado y durante otras actividades.

¿Cuántos han terminado una jornada laboral luego de haber atendido reuniones todo el día y pensando que su día no fue productivo? En ocasiones evaluamos este tipo de días y pensamos que algunas de esas reuniones se pudieron resolver con un correo electrónico. En otras, te das cuentas de que no tenías que estar en la reunión, y a algunas de ellas les dedicaste tan poco tiempo que no pudiste lograr su objetivo. Cuando nos preguntamos sobre en qué cosas podemos mejorar para ser más productivos, definitivamente debemos explorar cuándo, cómo y por qué tenemos reuniones.

¿Cuándo tenemos nuestras reuniones? Algo que debemos preguntarnos es, ¿tenemos control de nuestro calendario o nuestro calendario tiene el control de nosotros? Aunque sí, debemos tener un balance entre, establecer límites y ser lo suficiente flexible para poder cumplir los objetivos, es importante que nos sintamos en control de nuestro calendario. ¿A qué me refiero con esto? Muchas veces el resto del universo tiene el control de nuestros días, la semana va tomando forma (o perdiendo la misma) según las personas nos van enviando invitaciones y cuando nos venimos a dar cuenta perdimos el control de nuestra semana y de nuestro tiempo.

Cada persona es un mundo. Todos tenemos necesidades diferentes por lo que el calendario “one size fits all” no existe. Por eso les comparto algunas de mis prácticas que entiendo pueden ayudarle a estructurar su calendario con sus necesidades particulares:

Actividades Personales - ¿Que actividades personales quieres incorporar en tu calendario? ¿Quieres hacer ejercicios, tener almuerzo con un amigo, asistir a una charla de educación continua, visitar a tus padres, llevar a tu hijo a una práctica, entre otras cosas? En mi caso, colocar estas actividades en el calendario (aun cuando sean en horarios fuera de horas laborables), me ayuda a programar mi vida laboral alrededor de las cosas que son importantes para mí. Es el proceso de crearnos límites dentro del calendario. Esto no significa que son límites de hierro y que en ocasiones tendremos que alterar, pero nos ayuda a organizarnos.

Días & Horarios de Reuniones - En mi experiencia, y esto puede funcionar diferente para cada persona, me ayuda tener espacios, bloques de horas libres para poder trabajar en mis pendientes sin interrupciones. De la misma manera me resulta que los espacios de 1 hora entre reuniones no me dan esa oportunidad porque cuando llego a ese momento en el que me siento productiva y enfocada, casi tengo que entrar a otra reunión. Trato de separar bloques en mi calendario para programar reuniones, durante estos espacios las reuniones son bastante corridas, pero siempre que es posible dejo 15 minutos entre reuniones. No les miento, es agotador, pero es mi manera de acomodar el calendario para poder tener esos otros días de bloques sin interrupciones para documentar, crear e innovar.

La otra práctica que me ayuda, en términos de horarios, es que trato de no citar reuniones los lunes a primera hora o los viernes luego de las 3 de la tarde. Los lunes en la mañana las personas llegan a organizarse y a atender su lista de prioridades, además de que las áreas operacionales suelen ser agitadas los lunes en la mañana. Los viernes en la tarde la mayor parte de la gente está explota’ por lo que las reuniones tienden a ser menos productivas.

Reuniones virtuales vs. presenciales - Seamos estratégicos sobre cuales reuniones deben ser presenciales y cuales reuniones podemos tenerlas virtuales. Por aquí les incluyo algunos de mis Rule of Thumb:

  • Reuniones de 30 minutos o menos normalmente pueden ser remotas.
  • Temas críticos o de escalamiento de “issues” deben ser presenciales.
  • Sesiones de Trabajo preferiblemente deben ser presenciales, pero si el equipo está comprometido, ya hay muchas herramientas que facilitan estas sesiones de manera virtual. Actualmente uso Miro y he utilizado Conceptboard.
  • En lo personal, no me gustan las reuniones donde está parte del equipo de manera remota y la otra mitad presencial, se crean conversaciones en la parte presencial que el equipo virtual pierde.

¿Por qué tenemos reuniones? ¿Cuántos han tenido la experiencia de que las reuniones van cayendo en nuestro calendario como meteoritos, nadie nos notifica, simplemente siguen apareciendo, y en un abrir y cerrar de ojos, nuestra semana está completamente comprometida? A veces nos citan a una reunión y no sabemos por qué y lo peor es que luego de terminada la reunión, con frecuencia nos damos cuenta de que nuestra participación no era necesaria. Como parte de tener el control de nuestro calendario, validemos la necesidad de nuestra participación en las reuniones que nos citan. No es decir que no, es darnos a la tarea de ver si nuestra participación es necesaria. ¿Es algo que podemos delegar? ¿En un tema que con una llamada de 5 minutos se resuelve? Si en efecto, debemos participar de la reunión, ¿esa hora es factible para nosotros? Esto es algo que no siempre vamos a poder acomodar, pero siempre debemos tener en mente nuestros límites y no tener miedo de hacer “pushback” y pedir otras posibilidades de horarios. En la mayoría de las ocasiones, se pueden ajustar un poco estos horarios.

¿Cómo llevamos a cabo nuestras reuniones?

Además de cuándo y por qué tenemos reuniones, debemos evaluar el cómo tenemos las mismas.

Con relación a esta logística, mucho se ha escrito y hay varias metodologías. Por ejemplo, Jeff Bezos, presidente ejecutivo de Amazon es conocido por separar la primera parte de la reunión para que los participantes lean la documentación de lo que se estará discutiendo. Aunque el método de correr reuniones puede varias de compañía en compañía, aquí comparto algunos puntos generales que pueden serles útiles:

  • Agenda - a menos que sea una reunión citada para informar un “merge”, una compra de una compañía, o algún otro anuncio ejecutivo; todos debemos llegar a las reuniones sabiendo para que vamos. No podemos esperar tener reuniones productivas si las personas llegan sin saber de qué se va a hablar. No hablo de crear un documento formal, muchas veces simple is better, con unos bullets en la invitación es suficiente para que las personas conozcan para que se les está citando y puedan ir preparados a la misma. Si se va a discutir un documento, debemos incluirlo en la invitación y darle la oportunidad a las personas para que lo verifiquen antes de la reunión. No todos analizamos la información con la misma rapidez.
  • Puntualidad - Este es un factor que en lo personal vivo batallando. Aunque siempre aviso si estoy atrasada unos minutos o si voy a necesitar reagendar, todavía me queda mucho que mejorar en esta área. Debemos respetar el tiempo de los demás. Si vemos que no vamos a poder asistir a una reunión o que vamos a llegar tarde, dejémoslo saber. No dejemos a las personas esperado sin previa anticipación. De la misma manera, respetemos las agendas de todos los participantes, si programamos una reunión de una hora, seamos conscientes del tiempo y terminemos la reunión a tiempo. De necesitar extender el tiempo, preguntemos si todos están disponibles, de no ser así, reagendemos otro espacio donde todos puedan participar y demos la reunión por terminada.
  • Escuchemos - Muchas veces en las reuniones y en otras sesiones de trabajo no nos damos la tarea de escuchar atentamente, “escuchamos” para contestar y en ocasiones nuestros compañeros no han terminado de expresar su idea y ya estamos argumentando porque no es una buena idea. En el libro “You’re not listening” de Kate Murphy, el cual recomiendo que todos deben leer, la autora nos dice: “To listen does not mean, or even imply, that you agree with someone. It simply means you accept the legitimacy of the other person’s point of view and that you might have something to learn from it.” Si de cada conversación tenemos la humildad de reconocer que la otra persona tiene algo que aportar y que podemos aprender; lograremos mejores resultados, conectaremos mejor con las personas y para propósitos del tema que estamos hablando, tendremos reuniones más productivas.
  • Resumir Acuerdos - Este me encanta y la utilizo siempre que es posible. Me ha ocurrido muchas, muchas, muchas, veces que cuando dos personas “entienden” que están de acuerdo en un punto y se recapitula el acuerdo una de las personas dice “No, eso no era”. Si no recapitulamos y nos aseguramos de que todos los participantes están claros de los acuerdos, las personas salen de la reunión pensando algo diferente, lo que luego provoca una cadena de inconvenientes, incluyendo reuniones imprevistas.
  • Minutas de la Reunión - Atado con el punto anterior y buscando que todos estén en la misma página, enviar notas luego de las reuniones ayuda a reforzar los puntos acordados, que cada participante esté claro de los acuerdos y los action ítems. Soy fiel pensadora de que, en el campo laboral, todos somos adultos y no se debería necesitar una minuta para que alguien que se comprometió con una tarea, la haga, pero la experiencia me ha demostrado que enviar los acuerdos luego de una reunión es muy útil y necesario. Esto también ayuda como punto de partida en reuniones subsiguientes, para que las personas que no pudieron participar estén al tanto de lo que se acordó. Y, cuando hay que ir meses y años para atrás para revisitar acuerdos podemos referirnos a las notas. Al igual que comenté en el envío de agendas, a veces pensamos en minutas como un documento formal y burocrático, esto no siempre tiene que ser así. Sí habrá reuniones en las que la formalidad sea necesaria, pero muchas veces con un correo electrónico recapitulando los acuerdos y action items es más que suficiente.
  • Be Mindful - Mucho se habla del Mindfulness, pero ¿con qué se come? ¿cómo lo aplicamos a nuestro entorno laboral? En arroz y habichuelas se trata de estar presente, pero no solo físicamente sino mental y emocionalmente. ¿Han estado en reuniones donde la mayor parte de los participantes están contestando algún email o textos? En estas reuniones se pierde muchísimo tiempo recapitulando y repitiendo preguntas ya que, aunque las personas “están allí”, realmente no están allí. ¿Te ha pasado a ti? Que alguien te escribe de otro proyecto y quieres contestar rápido, pero pierdes el hilo de la reunión en la que estás. ¿Te ha pasado que te encuentras en una reunión, pero estás pensando en algo que pasó en la reunión anterior o que se discutirá en la próxima llamada? De eso se trata el mindfulness, de estar aquí y ahora. Se trata de estar aware de nosotros y darnos cuenta cuando nuestra mente se desconecta del ahora para pensar en otras cosas. Si todos ponemos nuestro granito de arena y nos concentramos en lo que se está discutiendo en el momento, la reunión durará menos y cada participante tendrá más tiempo, que al final es lo que todos estamos reclamando.

No se trata de poder maximizar nuestro calendario para poder tener más reuniones, ni de tener un one size fits all solution que resuelva todos nuestros problemas de manejo de tiempo, pero si se trata de adueñarnos del proceso, de entender que si perdemos el control de nuestro calendario poco a poco perdemos el control de nuestra vida. Maximicemos nuestro tiempo para poder atender nuestras responsabilidades, pero a la misma vez procuremos tener calidad de vida y hacer las actividades que son realmente importantes para nosotros.

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